Projektinhallinta tarkoittaa resurssien (kuten
työvoiman) organisointia ja hallintaa sellaisella tavalla että projekti voidaan
päättää suunnitellun sisältöisenä ja laatuisena, aikataulun sekä budjetin
mukaisesti. Käytettäviin resursseihin luetaan esimerkiksi raha, työvoima,
raaka-aineet, energia, tila ja palkat. Resurssien lisäksi huomioidaan
esimerkiksi viestintä, laatu ja riskit.
Projektinhallinnan isänä pidetään Henry Ganttia,
joka kehitti projektin suunnittelu- ja seurantatekniikoita, mm. Gantt-kaavion.
Gantt-kaavio kuvaa tehtäviä aikajanalla niiden ajoitusta osoittavien pylväiden
avulla. Ganttia pidetään myös työnosituksen (engl. work breakdown structure,
WBS) kehittäjänä. Työnosituksessa projekti jaetaan pieniin osiin, joiden pohjalta
työn kulkua on helpompi hallita ja tehtävät voidaan jakaa eri
vastuuhenkilöille.
Seuraava kehitysvaihe oli PERT-malli (engl.
Program Evaluation and Review Technique) ja kriittisen polun menetelmä, jotka
perustuivat matemaattisiin malleihin.
Projektipäällikkö
Projektinhallinta on useimmiten projektipäällikön
tehtävä. Projektipäällikkö ei useimmiten osallistu projektin muiden tehtävien
tekemiseen, vaan lähinnä keskittyy projektin etenemisen varmistamiseen ja eri osapuolten
yhteistyön varmistamiseen siten että projektin riskit pienenevät.
Projektipäällikkö toimii usein asiakkaan edustajana, ja siksi määrittelee ja
toteuttaa asiakkaan tarpeet. Projektipäällikön tehtävänä on löytää paras
mahdollinen kompromissi kolmen projektien resurssimuuttujan kesken: aika,
kustannukset ja laatu. Jos jotain muuttujista muutetaan, se vaikuttaa
automaattisesti kahteen muuteen: jos tavoitellaan parempaa laatua, projektin
kustannukset tavallisesti nousevat ja kesto pitenee. Kommunikointi eri
sidosryhmien kanssa on myös projektipäällikön tärkeimpiä tehtäviä.
Projektipäällikkö tekee projektin osituksen,
tyypillisesti yhteistyössä muiden kokeneiden projektinjäsenten kanssa.
Projektipäällikkö myös jakaa projektin tehtävät eri työntekijöille.
Projektinhallinnan tehtäviä
-
Projektin
määrittely
-
Työn
ja tavoitteiden suunnittelu
-
Tavoitteiden
analysointi
-
Riskien
hallinta (analysointi ja seuranta)
-
Projektin
laajuuden hallinta
-
Resurssien
arviointi
-
Resurssien
jako
-
Projektiorganisaation
muodostus
-
Työn
organisointi
-
Resurssien
hankinta
-
Tehtävien
jako
-
Projektin
etenemisen seuranta ja hallinta
-
Tulosten
analysointi
-
Laadun
hallinta
-
Virheiden
ehkäiseminen
-
Projektin
päättäminen
-
Sidosryhmien
ja heidän tarpeidensa analysointi
-
Sidosryhmien
kanssa kommunikointi
Projektinhallinnan tuotoksia
Menestyneiden projektien täytyy dokumentoida
tavoitteet ja tuotokset riittävän hyvin. Nämä dokumentit toimivat projektin
sponsorin, asiakkaiden ja projektin jäsenten odotusten linjaamiseksi.
-
Projektin
asetus
-
Projektin
liiketoimintasuunnitelma/kannattavuusselvitys (ks. liiketoimintatarkastelu)
-
Projektisuunnitelma
-
WBS
-
Muutostenhallinta/konfiguraationhallintasuunnitelma
-
Riskien
hallintasuunnitelma
-
Viestintäsuunnitelma
-
Asialista
-
Tehtävälista
-
Resurssinhallintasuunnitelma
(ks. riskianalyysi)
-
Projektin
aikataulu
-
Projektiraportti
(ks. esim edistymisraportti ja loppuraportti)
-
Vastuunjako
-
Sidosryhmien
analysointi
-
Opitut
kokemukset
Nämä dokumentit tallennetaan yleensä paikkaan,
johon projektin sidosryhmillä on vapaa pääsy, esimerkiksi Intranetiin.
Projektinhallinnan
suuntauksia
Projektinhallinnan suuntauksiin voidaan lukea
erilaisia ketteriä, interaktiivisia, inkrementaalisia ja vaiheistettuja suuntauksia.
Perinteinen suuntaus
Perinteisesti projektihallinnassa on tiettyjä
vaiheita, jotka tehdään yleensä samassa järjestyksessä:
-
projektin
asettaminen
-
projektin
suunnittelu
-
projektin
toteutus
-
projektin
seuranta
-
projektin
päättäminen
Erityisesti suunnittelu-, toteutus- ja
seurantavaiheet saattavat toistua useamman kerran. Esimerkiksi
seurantavaiheessa saattaa nousta esiin ongelmia, jotka vaativat korjausta ja
joskus myös projektisuunnitelmaa täytyy muuttaa näiden ongelmien poistamiseksi.
Näistä vaiheista on erilaisia muunnelmia eri teollisuuden aloilla.
Ohjelmiston kehittämisessä monet organisaatiot
noudattavat Rational Unified Process (RUP) tai tuotekehitykselle tyypillistä
vaiheistettua (ks. Cooper: stage-gate model) mallia.
RUP (Rational Unified Process)
Aloitus: Projektin sisältö määritetään, samoin
mahdollinen järjestelmän arkkitehtuuri, ja haetaan projektille rahoitus ja
sidosryhmien hyväksyntä. Kehittely: Järjestelmän arkkitehtuuri varmennetaan.
Rakentaminen: Rakennetaan toimiva ohjelmisto säännöllisten pienten lisäysten
avulla. Siirtyminen: Varmennetaan ja otetaan käyttöön järjestelmä sille
suunnitellussa ympäristössä.
Kriittinen ketju (TOC)
Kriittinen ketju (engl. Critical Chain) on
kriittisen polun ja TOC-teorian pohjalle rakennettu projektinhallintamenetelmä.
Ketterät suuntaukset
Perinteiset projektinhallinnan menetelmät, joissa
projektin sisältö pyritään suunnitteluvaiheessa lukitsemaan, soveltuvat
parhaiten kertaluonteisille projekteille, joissa on vain pieni tai kohtalainen
määrä etukäteen tuntemattomia muuttujia. Koska varsinkin nykyaikaiseen tuote-
ja ohjelmistokehitykseen sisältyy usein enemmän etukäteen tuntemattomia kuin
tunnettuja muuttujia, sekä peräkkäisiä tuotejulkaisuja, on kehitetty
tällaisille projekteille paremmin soveltuvia malleja, kuten ketterä
ohjelmistokehitys (engl. agile development methods), Extreme Programming ja
Scrum.
Ketterien mallien ajatellaan joskus soveltuvan
vain pieniin projekteihin, mutta itse asiassa Apollo-avaruusohjelman suuri menestys
perustui osittain iteratiiviseen kehitysmalliin, jossa suunnitelmia,
määrityksiä ja toteutusta tarkennettiin ajan myötä, kun toleranssit ja muut
etukäteen tuntemattomat muuttujat opittiin tuntemaan paremmin.
Lähde
Wikipedia
Kiitos kirjoituksesta. Paljon on opittavaa riskienhallintaan liittyen. Meillä on töissä sovellettu Hazop- poikkeamatarkastelua, ja olemme todenneet sen olevan hyödyllinen projekteihin liittyen. Mielenkiintoista, että Apollo-avaruusohjelman menestys perustui juurikin ketteriin suuntauksiin!
VastaaPoistaKiitokset tästä. Itseäni kovin kiehtoo tällaiset projekteihin liittyvät asiat. Sisareni kertoi, että on olemassa ns. projektipasseja. Käytänössä siis käydään kurssi, ja silloin on pätevä projektin organisointiin. Uskon, että se voisi olla hyvä esimerkiksi työnhaussa.
VastaaPoistaEn tiennytkään, että projektihallinnan suuntauksia on noin monia.