Organisaatiorakenne ja strategia

Blogi kirjoitus kuvaa erityyppisiä organisaatiorakenteita, listaa niiden vahvuuksia ja heikkouksia, sekä linkittää ne luontevasti yhteen yrityksen valitun strategian kanssa. Keskeisin kysymys on siis se, että miksi organisaatioita ylipäätään tarvitaan?

Organisaation tehtävä on muodostaa siihen liittyvistä henkilöistä hierarginen tai verkkomainen rakenne, joka tuottaa haluttua hyötyä tehokkaammin kuin siihen liittyvät henkilöt tuottaisivat erikseen. Organisaatio kuvastaa myös yrityksen johtamistapaa, sen yhtenä tehtävänä onkin ylläpitää ja ohjata tavoiteltua organisaatio kulttuuria tai sen rakentumista.

Organisaatiotyyppejä on erilaisia: funktionaalisia, matriisityyppisiä sekä rajattomia rakenteita. 

Eri toimialoilla esimerkiksi sotilasorganisaatioissa toimitaan tyypillisesti selkeärajaisessa funktionaalisessa organisaatiossa, jossa joukkoja johdetaan ylhäältä perinteisen management johtamisen keinoin. Organisaation funktiot muodostuvat tyypillisesti erityyppisistä toiminnoista kuten ilma-, meri ja maajoukoista. Tähän toimintaympäristöön on erittäin vaikea kuvitella muuntyyppistä organisaatiota kuten vaikkapa virtuaalitiimejä.

It-maailmassa taas virtuaalitiimit ovat arkipäivää. Nykyisin monet IT-yritykset toimivatkin auringon mukaan, tällöin kulloisenkin organisaation muodostavat eri virtuaalitiimit tai näiden muodostamat poolit ympäri maailman. Virtuaalitiimeissä merkityksellistä ei ole sillä onko yö vai päivä tai onko henkilö työpaikalla vai esim. venerannassa. Tärkeintä on se, että kun tämä organisaation ”sierainpari” on läsnä, pystyy ratkomaan asiakkaan ongelmatilanteita tehokkaasti koko yrityksen läsnä olevaa organisaatiota ja sen muodostamaa osaamista hyödyntäen. Organisaation rakenteen muodostumiseen vaikuttaa vahvasti sekä toimiala, yleinen käytäntö (kulttuuri), että yrityksen valittu strategia.

Organisaatiorakenne 

Organisaatiorakenteita on historiassa tunnettu erilaisia. 1850–1980 vallalla oli käsitys organisaatiosta itsenäisenä rakenteena, jolloin organisaation fokus oli organisaation sisäisissä rakenteissa tai sen toiminnassa. Organisaatio käsitys kuitenkin muuttui 1980–1995, jolloin mukaan otettiin horisontaalisia rakenteita. Nykyinen ymmärrys alkaa vuodesta 1995, jolloin ymmärrettiin organisaatioiden rajattomat rakenteet. Rajattomia organisaatiotyyppejä ovat ontot, modulaariset, virtuaaliset ja kollaboratiiviset rakenteet.

Organisaatiot tyypillisesti kuvataan jakautuvaksi kolmeen perustyyppiin: funktionaalisiin tai divisioona tyyppisiin, matriisimaisiin tai verkostomaisiin rakenteisiin. Yhteistä kaikille näille organisaatiotyypeille on se, että organisaatioiden raportointivastuu muodostaa kaikissa pyramidi rakenteen.

Korkea vs. matala

Toisissa organisaatioissa hierarkia voi olla matalampi ja toisissa korkeampi. Havaintoni mukaan kun organisaatiota madalletaan niin leadership johtajuus ja itseohjautuvuus kasvavat, kun taas organisaation korkeutta kasvatetaan management tyyppinen johtajuus kasvaa. Korkeassa organisaatiorakenteessa palkkaerot top-managementin ja ruohonjuuritason tekijän välillä ovat tyypillisesti suuria.

Kirjan esimerkki ”Miksi huume diilerit asuvat kotona” vertaa McDonald’sin ja huumekartellien rakenteita keskenään. Molemmissa organisaatioissa on samantyyppinen korkea organisaatiorakenne, joita yhdistää se että kun ylin porras tienaa valtavia summia rahaa on suorittavan tason palkkaus taas niin matala, ettei heillä ole varaa edes omaan asuntoon. (Buchanan&Huczynski, 2010)    

 Formal vs. Infomal

Organisaation rakenteesta huolimatta sillä on aina ns. formal structure, joka kuvaa pääasiassa raportointi vastuuta. Vähemmän tiedostettu asia on ns. informal structure joka muodostuu kuppikunnista, ihmisten henkilösuhteista, kumppaneista ja tuntemuksista. Tyypillisesti ajatellaan, että epävirallinen organisaatio olisi virallisen organisaation vastavoima, näin ei kuitenkaan tarvitse olla. Virallinen organisaatio kuvaus ns. formal struture kuvaa vain raportointivastuun ja esimies-alaisvastuun, mutta jättää kuvaamatta informal structuren, joka tosiasiassa tuottaa organisaation tuottaman hyödyn. Muutettaessa organisaatiota tai sen rakennetta on ensiarvoisen tärkeää tuntea myös tämä organisaation näkymätön osa, sillä se jakaa tehokkaammin informaatiota ja siten vaikuttaa tehokkaammin muutoksen läpivientiin tai sen vastustukseen.

  

Funktionaalinen rakenne

Funktionaalisessa rakenteessa organisaation jäsenet on ryhmitelty toimintojen tai yksiköiden mukaan. Sotilasorganisaatio on tyypillisesti selkeärajainen funktionaalinen organisaatio, jossa joukkoja johdetaan ylhäältä perinteisen management johtamisen keinoin ja jossa organisaation funktiot muodostuvat tyypillisesti erityyppisistä toiminnoista kuten ilma-, meri ja maajoukoista

Matriisirakenne

Matriisi organisaatiossa raportointi vastuu jakautuu funktion sekä matriisissa olevan toiminnon kesken. Matriisiorganisaatiolla pyritään eliminoimaan sisäisiä rajoja, sekä hajauttamaan johtajuutta tiimien kesken. Matriisi organisaatio voi olla joustava, mutta se on myös haavoittuva.

Hyvänä esimerkkinä tästä toimii kirjan esimerkki, (Buchanan & Huczynski, 2010) jossa Amerikkalainen Boeing kopioi suoraan ranskalaisen allianssin Airbusin käyttämän organisaatiorakenteen. Rakenne ei sopinut yrityksen rakenteeseen tai toimintaympäristön yleiseen toimintatapaan, eikä se huomioinut lainkaan organisaatiokulttuuria. Yrityksen sisäiset ristiriidat ajoivat yrityksen törmäyskurssille Ay-liikkeen kanssa, massiivisten lakkojen seurauksena muutos aiheutti Boeingille 5 Miljardin dollarin vahingot. Vaikka kirjan esimerkki ei ota kantaa tilanteen aiheuttamiin epäsuoriin vahinkoihin, niin oletan että ne ovat tämä päivänä moninkertaiset yrityksen menetettyä kilpailukykyään taistellessaan omaa henkilöstöään vastaan. 

Rajattomat rakenteet

Rajattomia organisaatiotyyppejä ovat ontot, modulaariset, virtuaaliset ja kollaboratiiviset rakenteet. Rajattomissa organisaatioissa, organisaation rajat eivät yleensä rajoitu yrityksen rakenteisiin, vaan ne muodostavat verkkomaisen rakenteen yhteistyöyritysten välille.

Virtuaalitiimit ovat yleisiä softa kehityksessä, jossa ohjelmaa kehitetään scrum mallilla paketti kerrallaan, pakettien jakelusta huolehtii yhteinen sharepoint alusta.

Nykyisin monet globaalit IT-yritykset toimivat auringon mukaan, tällöin kulloisenkin organisaation muodostavat eri virtuaalitiimit tai näiden muodostamat poolit ympäri maailman. Virtuaalitiimeissä merkityksellistä ei ole sillä onko yö vai päivä tai onko henkilö työpaikalla vai esim. venerannassa. Tärkeintä on se, että kun tämä organisaation osanen on läsnä, pystyy ratkomaan asiakkaan ongelmatilanteita tehokkaasti koko yrityksen läsnä olevaa organisaatiota ja sen muodostamaa osaamista hyödyntäen.

Ontot ja modulaariset rakenteet muodostuvat oman ja kumppanuusorganisaatioiden kesken. Toimintoja on joko ulkoistettu tai on liittouduttu kilpailijan ja kumppanin kanssa yhteen. Vaikka yrityksen strateginen tavoite olisi pitää erityisosaamista vaativat alueet omissa käsissään, saattaa globalisoitunut maailma ja sen seurauksena arvoketjujen piteneminen ajaa yrityksen tilanteeseen, jossa se joutuu luopumaan tästä.

Modulaarinen organisaatio rakenne mahdollistaa liikesalaisuuksien pitämisestä omana tietonaan, siten että se pilkkoo alihankintana teetätettävät komponentit pienempiin, vaikeasti hyödynnettäviin osasiin. Kun alihankinta jaetaan vielä ei paikkoihin, voidaan kopiointi riskiä pienentää. Modulaarisen organisaation toinen merkittävä etu on myös se että se pienentää riippuvuussuhdetta yksittäiseen kumppaniin. Kirja kuvaa modulaarista organisaatiorakennetta palapelillä, jossa yksittäiset palaset valmistetaan eri tehtaissa, sekä nostaa yhdeksi esimerkiksi Valmet Automotiven joka on nostanut uudella strategiallaan yrityksen Saabin alihankkijasta, Euroopan Premium autojen valmistaja kumppaniksi. Alkuperäisellä strategialla yritys olisi hävinnyt Saabin konkurssin myötä markkinoilta. Valittu strategia on luonut Valmet automotiven ympärille kumppanuusverkoston joka on nostanut sen profiilin alihankkijasta Premium luokan kumppaniksi.

Väliaikaiset rakenteet

Projektiorganisaatio väliaikaisena rakenteena poikkeaa organisaation pysyvästä rakenteesta. (Artto, Martinsuo & Kujala, 2009) Laajaan projektiin saattaa liittyä monia erilaisia ohjaus- ja johtoryhmiä. Projektiorganisaatiossa johtoryhmät voivat olla sisäisiä tai asiakkaan kanssa yhteisiä ja niiden rakenteiden suunnittelussa voidaan miettiä seuraavia yleisperiaatteita:

- Samanmuotoisuuden periaate

- Asiantuntemuksen periaate

- Tasavertaisuuden periaate

- Vahvan johdon periaate

Jokaisen projektin toteutus ja samalla projektiryhmäläisten roolit ja vastuut ovat erilaiset, tästä syystä projektiorganisaatiota muodostettaessa on sovittava vastuunjaosta sekä projektiryhmän että sen eri sidosryhmien kesken yhdessä. Projektiryhmän resursointi yli organisaatiorajojen edellyttää vuorovaikutusta, myös muun kuin oman organisaation kanssa.

Projektiorganisaatio malleja ovat:

-       Funktionaalinen organisaatio

-    Heikko matriisi organisaatio, jossa resursseja varataan kyllä yli organisaatiorajojen, mutta projektipäälliköllä ei ole juurikaan valtaa.

-       Projektimainen organisaatiomalli

-      Vahva projektimatriisi, jossa projektipäälliköllä on enemmän muskeleita esim. resursoida ihmisiä eri liiketoimintayksiköistä.

-       Tasapainotettu matriisi, joka on mielestäni näiden kaikkien mallien välimuoto.

Strategia ja sen linkittyminen organisaatio rakenteeseen

Strategia tarkoittaa suunnitelmaa, jolla pyritään saavuttamaan tavoiteltu päämäärä. Strategian tavoitteena on pyrkiä luomaan kilpailuetua suhteessa kilpailijoihin. Strategia liittyykin olennaisena osana organisaation johtamiseen (Wikipedia).

Strategia on yksi merkittävimmistä asioista tarkastellessa menestyneitä yrityksiä. Strategia ohjaa tekemistä ja varmistaa, että organisaatiossa tehdään oikeita asioita, oikea aikaisesti. Strategia voi auttaa yritystä erottumaan kilpailijoista ja siten nostaa yrityksen kilpailukykyä. 

Yrityksen strategia voi olla Organizational Behaviour kirjan esimerkin kaltainen (Buchanan & Huczynski, 2010), jossa Henry Ford osti kaivoksia, rautateitä ja tehtaita pitääkseen tuotteen koko arvoketjun omissa käsisään. Nykypäivänä on kuitenkin tyypillistä että yritykset keskittyvät siihen ydinosaamiseen jonka osaavat parhaiten, tällöin strategia muuttaa organisaatiota ns. tukitoimintojen siirtyessä kumppanille (palveluntarjoajalle).

Strategian muuttuessa tai tarkentuessa myös organisaation tulee kyetä sopeutumaan tilanteeseen, tyypillisesti organisaatioiden reagointinopeus riippuu niiden rakenteista, siinä missä perinteinen funktionaalinen organisaatio on hidasliikkeinen, niin toinen ääripää on tiimeistä muodostuva organisaatio, jossa pieni porukka voi tehdä nopeitakin suunnan muutoksia. Miksei sitten kaikki organisaatiot muodosta tiimi rakennetta on se, että siinä missä päätöksenteko kasvaa, niin valta vähenee. Tiimi organisaatioissa esiintyy enemmän hajautunutta johtajuutta, usein myös sitoutuminen yrityksen pienenee kun sitoutuminen tiimiin tai yhteistyö verkostoon kasvaa.

Yhteenveto

Strategia tarkoittaa suunnitelmaa, jolla pyritään saavuttamaan tavoiteltu päämäärä. Strategian tavoitteena on pyrkiä luomaan kilpailuetua suhteessa kilpailijoihin

Yrityksen valittua strategiaa toteutetaan organisaatiossa, josta yritys muodostuu.

Yrityksen organisaatio rakenne taas linkittyy luontevasti yhteen valitun strategian kanssa.

Voidaankin todeta että nämä osaset ovat vahvasti ”naikkarissa” toisiinsa.

Organisaation tehtävä on muodostaa siihen liittyvistä henkilöistä hierarkinen tai verkkomainen rakenne, joka tuottaa haluttua hyötyä tehokkaammin kuin siihen liittyvät henkilöt tuottaisivat erikseen. Organisaation yksi keskeinen tehtävä on myös raportointi vastuun määrittäminen. Organisaatio kuvastaa yrityksen johtamistapaa, sen avulla voidaan ylläpitää tai ohjata tavoiteltua organisaatio kulttuuria tai sen rakentumista,

Organisaation näkyvä rakenne eli ns. formal structure on suhteellisen helppo kuvata. Organisaation ihmiset muodostavat verkostoja myös yli organisaatiorajojen, tätä osa aluetta ei ole läheskään niin helppo tunnistaa tai johtaa.  Erityisesti muutostilanteissa on tärkeää huomioida paitsi virallinen organisaatio, niin myös ns. informal structure. Organisaation sisäisten voimien, verkostojen ja kanavien tunteminen ja hallinta auttavat tehokkaasti juuri muutosten läpiviennissä muutosta vastustavan voiman ollessa paremmin tai helpommin hallittavissa.

Lähteet:

Artto K., Martinsuo M., Kujala J., 2006 (2. painos: 2008). Projektiliiketoiminta. 

http://pbgroup.tkk.fi/en/, (ISBN 978-952-92-8534-1)“

Buchanan & Huczynski, 2010: Organizational Behaviour , 7 painos 

Wikipedia,Organisaatio

http://fi.wikipedia.org/wiki/Organisaatio